De flesta av oss tänker antagligen på e-postmeddelande som en sak – virtuell post!
Tekniskt sett finns det dock olika sätt att hantera och nå e-postmeddelanden.
Hos Simply.com stödjer vi två olika e-postprotokoll: IMAP och POP3.
I det här blogginlägget ger vi en genomgång till hur de två protokollen fungerar och vad som skiljer dem åt. Vi försöker också klargöra varför de flesta användare idag borde använda IMAP.
Protokollet är mest relevant i samband med att man lägger till sin mail i ett e-postprogram lokalt på sin enhet – t.ex. Outlook på en dator eller en mail-app på mobilen.
Protokollet avgör hur olika appar kan kommunicera med våra e-postservrar där dina e-postmeddelanden tas emot.
Idag ”gissar” de flesta e-postprogram att du vill skapa ett IMAP-konto, men vissa kan ha POP som standard.
Du har alltid möjlighet att välja själv. Därför är det bra att veta vad man har att välja mellan.
POP3
Vi börjar med att introducera POP3 – mestadels för att det är det äldsta protokollet, men även för att det är lättast att förstå.
POP3 bygger på en ganska enkel metafor. Det står för ”Post Office Protocol version 3” eftersom det fungerar mer eller mindre som ett postkontor (för de av oss som kommer ihåg hur postkontor fungerade).
När ditt e-postprogram är inställt till att använda POP3 ansluter det till den e-postserver som anges som din inkommande e-postserver och frågar om det finns e-post.
Så precis som på postkontoret: Om det finns post tar det posten under armen och tar den hem till din dator.
För att fortsätta metaforen: Postkontoret behåller inte en kopia av din post – om du har tagit den ”hem” själv. Det gör inte POP som utgångspunkt.
Du måste vara medveten om detta om du väljer att radera ett större antal e-postmeddelanden. Det finns ingen backup att hämta om något raderas av misstag.
Historien bakom POP
POP utformades i början av 80-talet, som ett enkelt sätt att logga in på en server med ett användarnamn och lösenord, för att ladda ner e-postmeddelanden för en användaren.
Sedan dess har det gjorts några förbättringar av denna grundläggande funktionalitet, t.ex. möjligheten att inte ladda ner och läsa alla e-postmeddelanden på en gång, och inte ta bort allt på servern samtidigt, men behålla kopior av e-postmeddelanden på servern i 2 veckor eller 30 dagar.
Utöver det har POP inte förändrats mycket sedan slutet av 90-talet.
Det betyder att om du ska radera många viktiga e-postmeddelanden är du beroende av att du själv har gjort säkerhetskopior regelbundet.
En annan sak med POP är användningen av flera olika enheter för e-post.
Om du föddes på 2000-talet är du förmodligen van att kontrollera e-post på både din dator och telefon – kanske också via webbläsaren, i samband med resor och liknande.
POP är inte utformat med det i åtanke.
Detta innebär bl.a. att läsning av e-post går att göra på en enhet, då samma meddelande ej går att läsas på en annan enhet, och mappar skapas endast lokalt.
POP fyller fortfarande sin funktion i vissa fall, och naturligtvis fortsätter vi att stödja det, men för de flesta idag är det IMAP som man behöver.
IMAP
IMAP står för Internet Message Access Protocol. För att beskriva IMAP så finns det inte en lika bra metafor som det finns för POP, men det fungerar faktiskt mer intuitivt, baserat på hur vi är vana vid att använda Internet idag.
Det beror på att det finns några meddelanden där ute på nätet som man kan komma åt vart de än är.
Det kan jämföras med en molntjänst för säkerhetskopiering eller fjärrlagring av filer som t.ex. Dropbox.
Så hur fungerar det?
Med Dropbox har du en ”Dropbox” -mapp någonstans på din dator. Du kan också ha en app på din telefon. Härifrån kan du alltid använda webbgränssnittet i webbläsaren.
Det spelar ingen roll om du tar bort en fil från din telefon eller skapar en kommentar i ett Word-dokument från en väns dator via webbgränssnittet i webbläsaren. Ingen av filerna finns på endast en enhet, utan i Dropbox. De ser till att alla dina filer är tillgängliga på samma sätt, från alla dina synkroniserade enheter.
IMAP för e-post gör detsamma.
Med IMAP finns e-postmeddelanden kvar på vår e-postserver tills du raderar dem själv.
När de är markerade som lästa på en enhet markeras de också som lästa på en annan.
Om du skapar en mapp via din telefon och flyttar alla kvitton från online-shopping till den, kommer de också att finnas i den nya mappen på din dator.
Eftersom e-postmeddelanden finns på våra e-postservrar kan du också mycket lättare byta eller lägga till mailen på en ny enhet.
Om du behöver en ny dator behöver du inte säkerhetskopiera den gamla datorns e-postlåda och flytta den till den nya, med ett USB-minne, för att importera e-posthistoriken till det nya e-postkontot.
Du ställer bara in det nya e-postkontot, som synkroniseras mot e-postservern, där alla dina e-postmeddelanden redan finns.
Det gör det även möjligt att dra nytta av vår säkerhetskopia av din e-postlåda, ifall det skulle behövas.
Uppsättning
För en ny installation är det väldigt enkelt att ställa in båda.
Om du vill använda POP kan du vanligtvis bara välja detta i ditt e-postprogram, samt ange port 110 (995 med SSL) för inkommande server.
För IMAP använder du port 143 (993 med SSL) för den inkommande servern.
Ingen av delarna har någon effekt på den utgående servern och andra inställningar – de är desamma som de brukade vara.
Om du för närvarande har ett POP-konto som du istället vill konvertera till IMAP måste du säkerhetskopiera innehållet och skapa ett IMAP-konto som du kan ladda upp säkerhetskopian till.
Men du behöver bara göra det en gång.
Har du en känsla av att du har ett POP-konto som bör ändras till IMAP? Så kolla in det här.
